Wo die Antwort von den Einzelheiten des Vertrags abhängt, verweisen wir auf die Steuerberatung.
Beschäftigte in Deutschland: drei Dinge vor dem Einsatz
Bescheinigung A1 der ZUS
Die A1 bestätigt, dass Beschäftigte während der Arbeit im Ausland weiter dem polnischen Sozialversicherungsrecht unterliegen und die Beiträge in Polen gezahlt werden. Der Antrag US-3 wird ausschließlich elektronisch gestellt, am besten mit Vorlauf: Muss die polnische Sozialversicherungsanstalt ZUS etwas klären, hat sie dafür einen Monat Zeit, in besonders schwierigen Fällen zwei. Ohne A1 riskiert das Unternehmen Probleme, etwa bei einer Kontrolle im Ausland.
Es gibt drei Voraussetzungen. Die Entsendung dauert höchstens 24 Monate und dient nicht dazu, eine Person abzulösen, deren Entsendung geendet hat. Die beschäftigte Person war vor der Entsendung mindestens einen Monat in Polen versichert oder hat dort gewohnt. Und das Unternehmen ist in Polen tatsächlich tätig und hat hier nicht nur eine Anschrift: Die ZUS achtet unter anderem auf Umsätze, die Zahl der Verträge und den Ort der Personalgewinnung. Ein Umsatzanteil in Polen von etwa 25 Prozent reicht in der Regel aus.
Meldung im Meldeportal-Mindestlohn
Ein Unternehmen mit Sitz im Ausland, das Beschäftigte im Baugewerbe, im Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe, im Transport- und Logistikgewerbe, in der Gebäudereinigung, im Bewachungsgewerbe oder in einigen weiteren gesetzlich genannten Branchen einsetzt, muss sie beim deutschen Zoll anmelden. Die Anmeldung erfolgt auf Deutsch, vor Beginn jedes Auftrags, über meldeportal-mindestlohn.de. Anzugeben sind unter anderem die Daten der Beschäftigten, Beginn, voraussichtliche Dauer und Ort der Tätigkeit, der Ort in Deutschland, an dem die Unterlagen bereitgehalten werden, ein Zustellungsbevollmächtigter in Deutschland sowie der Auftraggeber. Änderungen sind unverzüglich zu melden. Fahrerinnen und Fahrer im Straßenverkehr werden in einem eigenen Verfahren über das EU-System IMI gemeldet.
Mindestlohn und Unterlagen
Seit dem 1. Januar 2026 beträgt der gesetzliche Mindestlohn in Deutschland 13,90 Euro brutto pro Stunde, zum 1. Januar 2027 steigt er auf 14,60 Euro. Er gilt auch für Arbeitgeber aus dem Ausland. In einigen Branchen sind die Mindestlöhne höher; eine Übersicht veröffentlicht der Zoll. Nach 12 Monaten Entsendung (nach 18 Monaten, wenn eine Verlängerung gemeldet wurde) gelten nahezu alle deutschen Arbeitsbedingungen.
In den meldepflichtigen Branchen sind Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens bis zum Ablauf des siebten Tages nach dem Arbeitstag aufzuzeichnen und mindestens zwei Jahre aufzubewahren. In Deutschland und in deutscher Sprache bereitzuhalten sind: der Arbeitsvertrag oder ein Nachweis der wesentlichen Vertragsbedingungen, die Arbeitszeitnachweise, die Lohnabrechnungen und die Belege über die Lohnzahlungen. Auf Verlangen der Prüfbehörde müssen die Unterlagen auch am Einsatzort vorliegen.
Im Baugewerbe und in einigen weiteren Branchen müssen alle Beschäftigten ihren Personalausweis oder Reisepass mitführen. Der Arbeitgeber weist sie vor Arbeitsbeginn schriftlich darauf hin und bewahrt diesen Hinweis bis zum Ende des Auftrags auf.
Rechnungen: KSeF auf polnischer Seite, E-Rechnung auf deutscher Seite
KSeF in Polen
Seit dem 1. Februar 2026 stellen Unternehmen, deren Umsatz 2024 über 200 Mio. PLN brutto lag, ihre Rechnungen im polnischen E-Rechnungssystem KSeF aus, seit dem 1. April 2026 alle übrigen. Bis Ende 2026 dürfen Rechnungen noch außerhalb des Systems ausgestellt werden, wenn ihr Gesamtwert im Monat 10.000 PLN brutto nicht übersteigt. Ab dem 1. Januar 2027 gilt die Pflicht auch für die kleinsten Unternehmen, und ab diesem Tag werden Fehler sanktioniert. Empfangen müssen alle Steuerpflichtigen Rechnungen im KSeF seit dem 1. Februar 2026. Rechnungen werden in der Struktur FA(3) erstellt. Für die Ausstellung im KSeF stellt das polnische Finanzministerium die kostenlose Anwendung „Aplikacja Podatnika KSeF“ bereit.
Auch eine Rechnung an ein Unternehmen in Deutschland läuft über das KSeF. Der deutsche Kunde hat keine polnische Steuernummer (NIP) und kann sich daher nicht im System anmelden. Er erhält die Rechnung auf dem vereinbarten Weg – als PDF, per E-Mail oder auf Papier – mit einem QR-Code, über den er prüfen kann, dass das Dokument im KSeF existiert.
E-Rechnung in Deutschland
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen mit Sitz in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Für den Versand gelten Übergangsregeln:
- bis Ende 2026 dürfen alle Unternehmen Rechnungen wie bisher ausstellen (Papierrechnungen immer, andere elektronische Formate mit Zustimmung des Empfängers),
- 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro E-Rechnungen ausstellen,
- ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht für alle.
Eine E-Rechnung ist eine Datei in einem strukturierten Format, kein gewöhnliches PDF. Die Anforderungen erfüllen unter anderem XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL. Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto sind von der Pflicht ausgenommen.
Rechnungen über die Grenze
Die deutsche Pflicht betrifft nur Umsätze, bei denen sowohl der leistende Unternehmer als auch der Empfänger in Deutschland ansässig sind (§ 14 Abs. 2 UStG). Eine polnische Firma ohne Niederlassung in Deutschland muss also keine XRechnung senden: Sie stellt die Rechnung im KSeF aus und übermittelt sie dem Kunden mit QR-Code. Ein deutsches Unternehmen ohne Sitz oder feste Niederlassung in Polen muss keine Rechnungen im KSeF ausstellen. Hat ein Unternehmen eine Niederlassung auf der anderen Seite der Grenze, sollte es die Frage mit einer Steuerberatung klären.
Umsatzsteuer bei Dienstleistungen und Waren
Dienstleistungen für ein Unternehmen in Deutschland. Grundsätzlich wird die Leistung dort besteuert, wo der Kunde sein Unternehmen betreibt. Die Rechnung wird ohne Umsatzsteuer gestellt, mit dem polnischen Vermerk „odwrotne obciążenie“ (empfehlenswert ist der Zusatz „reverse charge“), und die Leistung wird bis zum 25. des Folgemonats in der Zusammenfassenden Meldung (VAT-UE) angegeben. Dafür ist eine Registrierung für innergemeinschaftliche Umsätze (VAT-UE) nötig. Ist der Kunde nicht für innergemeinschaftliche Umsätze registriert, wird die Leistung in Polen besteuert.
Waren. Eine Lieferung an ein Unternehmen in Deutschland kann mit 0 Prozent besteuert werden, wenn der Erwerber eine gültige USt-IdNr. angegeben hat, der Lieferer für innergemeinschaftliche Umsätze (VAT-UE) registriert ist, vor Ablauf der Frist für die JPK-Meldung Nachweise über die Beförderung ins Ausland besitzt und die Lieferung in der Zusammenfassenden Meldung angegeben hat. Ohne diese Meldung entfällt der Nullsatz.
Umsatzsteuer-Identifikationsnummern. Ein polnisches Unternehmen verwendet die NIP mit dem Präfix PL, ein deutsches die USt-IdNr., die das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) vergibt. Die Nummer des Geschäftspartners prüft man vor dem Geschäft im System VIES; das BZSt bestätigt ausländische Nummern auf Wunsch auch zusammen mit Name und Anschrift des Unternehmens.
Bau- und Renovierungsarbeiten in Deutschland. Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück werden dort besteuert, wo das Grundstück liegt. Ist der Auftraggeber in Deutschland Unternehmer, schuldet in der Regel er selbst die deutsche Umsatzsteuer (§ 13b UStG). Bei Aufträgen von Privatpersonen ist mit einer Registrierung beim deutschen Finanzamt zu rechnen; hier sollten Sie sich von Anfang an beraten lassen. Für polnische Unternehmen ist je nach Anfangsbuchstabe des Namens bzw. der Firma zuständig: A–G Hameln-Holzminden, H–Ł Oranienburg, M–R Cottbus, S–Ż Nördlingen.
Ein deutscher Auftraggeber, der Unternehmer ist, behält von der Zahlung für Bauleistungen 15 Prozent ein (Bauabzugsteuer), auch wenn die Einkünfte in Deutschland letztlich nicht steuerpflichtig sind. Der Abzug entfällt, wenn der leistende Unternehmer eine gültige Freistellungsbescheinigung (§ 48b EStG) vorlegt. Den Antrag stellt er bei dem für ihn zuständigen Finanzamt; dafür braucht er eine deutsche Steuernummer.
Handwerk in Deutschland
Zulassungspflichtige Handwerke der Anlage A zur Handwerksordnung dürfen dauerhaft erst nach Eintragung in die Handwerksrolle ausgeübt werden, die unter anderem einen Meistertitel oder eine gleichwertige Qualifikation voraussetzt. Ein Unternehmen aus Polen ohne Niederlassung in Deutschland darf solche Arbeiten jedoch vorübergehend und gelegentlich ausführen, wenn es in Polen rechtmäßig eine entsprechende Tätigkeit ausübt. Vor dem ersten Auftrag erstattet es eine Anzeige bei der Handwerkskammer, in deren Bezirk der Auftrag ausgeführt wird.
Der Anzeige werden unter anderem ein Nachweis der rechtmäßigen Tätigkeit in Polen und ein Qualifikationsnachweis beigefügt. Ist der Beruf in Polen nicht reglementiert und hat der Inhaber keine formale Ausbildung, genügt ein Jahr Berufserfahrung innerhalb der letzten zehn Jahre. In den meisten Handwerken kann man direkt nach der Anzeige beginnen. Ausgenommen sind sechs Berufe, darunter Schornsteinfeger, Augenoptiker und Zahntechniker: Hier prüft die Kammer vorab die Qualifikation. Die Anzeige ist alle 12 Monate zu erneuern; ein formloses Schreiben genügt.
Zulassungsfreie und handwerksähnliche Gewerbe (Anlage B) dürfen ohne zusätzliche Formalitäten ausgeübt werden. Für Frankfurt (Oder) und die umliegenden Landkreise ist die Handwerkskammer Frankfurt (Oder) zuständig, für Cottbus und den Landkreis Spree-Neiße die Handwerkskammer Cottbus.
Förderung: Interreg VI A Brandenburg–Polen
Das Programmgebiet umfasst Gorzów Wielkopolski, Zielona Góra und zwölf Landkreise der Woiwodschaft Lubuskie, darunter den Kreis Słubice, auf deutscher Seite Frankfurt (Oder), Cottbus sowie die Landkreise Märkisch-Oderland, Oder-Spree und Spree-Neiße.
Kleinere Vorhaben fördert der Kleinprojektefonds: Zuschüsse bis 50.000 Euro, die höchstens 80 Prozent der förderfähigen Kosten decken, bei einem Eigenanteil von mindestens 20 Prozent. Gefördert werden Kultur und nachhaltiger Tourismus sowie die Zusammenarbeit von Bürgern, Organisationen und Institutionen. Verwaltet wird der Fonds von den Euroregionen: Pro Europa Viadrina (Fonds „Kultur und Tourismus“ mit Büro in Frankfurt (Oder), „Zusammenarbeit“ mit Büro in Gorzów) sowie Spree-Neiße-Bober. Der Antrag wird auf Polnisch und Deutsch ausgefüllt.
Antragsberechtigt sind unter anderem Kommunen, Vereine und Verbände sowie andere Einrichtungen des öffentlichen oder privaten Rechts. Ob ein bestimmtes Unternehmen förderfähig ist, entscheiden die Richtlinien des Fonds; besprechen Sie Ihre Idee daher zuerst mit der Euroregion. Die Termine der Aufrufe veröffentlichen die Euroregionen auf ihren Websites. Größere Projekte werden in den Aufrufen des Gemeinsamen Sekretariats in Frankfurt (Oder) eingereicht.
Ansprechpartner
- Grenzinformationspunkt der Euroregion Pro Europa Viadrina, Holzmarkt 7, Frankfurt (Oder), Tel. +49 335 66 594 0. Die Beratung ist kostenlos, auf Polnisch und Deutsch; die Sprechzeiten stehen auf der Website der Euroregion.
- IHK Ostbrandenburg, Puschkinstraße 12 b, Frankfurt (Oder), Tel. +49 335 5621-1111. Die Kammer hat einen eigenen Bereich zu Polen (unter anderem Entsendung, Recht, Steuern) und eine polnischsprachige Website.
- Handwerkskammer Frankfurt (Oder), Bahnhofstraße 12, Tel. +49 335 5619-0.
- AHK Polen, die Deutsch-Polnische Industrie- und Handelskammer in Warschau, unterstützt unter anderem bei der Gründung einer Firma in Deutschland. Sie ist eine Mitgliederkammer.
- Hotline der polnischen Finanzverwaltung (KAS): 22 330 03 30 vom Handy, 801 055 055 aus dem polnischen Festnetz, +48 22 330 03 30 aus dem Ausland.
- Mindestlohn-Hotline des Zolls: +49 30 60280028.
Unternehmen von der anderen Seite der Grenze finden Sie im Firmenkatalog, Treffen für Unternehmer aus der Region unter Veranstaltungen für Unternehmen. Bevor Ihr Team zur Baustelle auf der anderen Oderseite fährt, lohnt ein Blick in den Grenzpuls.